Alta Via Consulting GmbH
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Verstanden!

Ihre Reisekostenabrechnung mit dem Alta Via-Reisekostenmodul für NetSuite

Fahrtkosten, Unterkünfte, Spesen, Aufwendungen. Mit dem Ende einer Dienstreise beginnt eine oftmals komplizierte und zeitraubende Abrechnung, bei der zudem die zahlreichen Regelungen des deutschen Reisekostenrechts berücksichtig werden müssen. Obwohl die steuerlichen Neuregelungen seit 2014 einiges erleichtern, bleibt der Aufwand hoch und für Deutschland sehr spezifisch.

Um diesen Prozess zu vereinfachen, hat Alta Via Consulting ein speziell auf das deutsche Reisekostenrecht abgestimmtes Modul entwickelt, welches Sie als Add-On zu Ihrem NetSuite-Konto verwenden können.


Effiziente Erfassung und Verarbeitung Ihrer Reisekosten im In- und Ausland

Das Alta Via-Reisekostenmodul bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zur Erfassung einer oder mehrerer auch grenzüberschreitender und sich überschneidender Reisen auf einer intuitiv zu bedienenden Oberfläche.

Kilometer-, Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen werden entsprechend ihrer Angaben durch das Modul nach den Regelungen des deutschen Reisekostenrechts für Ihre Aufenthalte in Deutschland und im Ausland ermittelt. Die angewandten Pauschalen entsprechen den aktuell durch das Bundesministerium für Finanzen ausgewiesenen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Dienstreisen. Sollten Sie die voreingestellten Pauschalen einmal nicht benötigen, bietet das Modul volle Flexibilität und ermöglicht eine abweichende, manuelle Eingabe. Und natürlich ist auch die Abrechnung von Auslagen ohne eine angegliederte Reise möglich.

Über Grenzen hinweg – Währungen und Steuersätze

Das Abrechnen von Aufwendungen in verschiedenen Währungen innerhalb eines Reisekostenberichts meistert das Alta Via-Reisekostenmodul mit Leichtigkeit. Ihnen stehen zur Eingabe verschiedene von Ihnen voreingestellte Währungen zur Verfügung, die auch innerhalb eines Berichtes parallel verwendet werden können. Die für Ihr Nutzerkonto im Vorfeld angelegten Aufwendungskategorien wie z.B. Hotel, Taxi oder Bewirtung vereinfachen die Eingaben zusätzlich. Durch vorherige Festlegung der Steuersätze und Zuordnung der Aufwendungskonten zu jeder dieser Kategorien wird hier die Schnittstelle zur Buchhaltung geschlossen.

Die Eingabe Ihrer Reisekosten leicht gemacht

Im Bereich Reisedaten:
• geben Sie den Start- und Zielort sowie die Abreise- und Ankunftsdaten und -zeiten ein
• wählen Sie das Zielland aus
• beschreiben Sie den Zwecks Ihrer Reise und erfassen bei Nutzung ihres privaten PKWs die gefahrenen Kilometer
• zeigen Sie an, ob die jeweilige Reise einem Kunden oder Partner Ihres Unternehmens in Rechnung gestellt werden kann

Im Bereich Aufwendungen:
• ordnen Sie Ihren Belegen eine Aufwendungskategorie wie Hotel, Flug oder Bewirtung aus der bereitgestellten Liste zu und erfassen Datum und Betrag, gegebenenfalls in einer Fremdwährung
• können Sie auch hier wählen, ob diese Ausgabe einem Kunden oder Partner Ihres Unternehmens in Rechnung gestellt werden kann

Im Bereich Reiseverlauf mit Pauschalen:
• haben Sie in der anhand Ihrer Angaben zu den Reisekosten erzeugten Liste die Möglichkeit auszuwählen, durch wen die Kosten für einzelne Mahlzeiten und Übernachtungen auf der Reise übernommen wurden, falls abweichend vom voreingestellten Standard


Das Alta Via Reisekostenmodul übernimmt für Sie:

• die Zuordnung der zu den Kategorien hinterlegten Steuersätze und die Anbindung der Ausgaben an die festgelegten Aufwendungskonten
• die Erstellung einer Liste zum detaillierten Reiseverlauf
• die Ermittlung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtung
• die Berechnung des zu erstattenden Betrages für die Anzahl der mit dem PKW gefahrenen Kilometer
• die zusamenfassende Übersicht über die Beträge der erstattungsfähigen und nicht erstattungsfähigen Aufwendungen des jeweiligen Berichtes

Vereinfachte Prozesse für Ihre Mitarbeiter

Über einen Zugang zum Employee-Center von NetSuite können Ihre Mitarbeiter ihre Reisekostenberichte selbst erfassen


Detailgenaue Ausgabe des Reisekostenberichts

Das Alta Via-Reisekostenmodul stellt einen Bericht mit allen relevanten zusammenfassenden Angaben und Detail-Informationen als pdf zur Verfügung. Falls notwendig ermöglichen wir Ihnen die Ausgabe der Daten als Excel oder CSV.

Auf dem richtigen Weg genehmigen

Um die erfassten Reisekostenberichte zu genehmigen, können Sie entweder auf den im NetSuite-Standard angebotenen Genehmigungsworkflow zurückgreifen oder aber wir erstellen mit Ihnen gemeinsam ein speziell auf die Struktur Ihres Unternehmens abgestimmtes Verfahren. 

Im Ergebnis behalten Sie mit dem Alta Via-Reiskostenmodul jederzeit die Übersicht im Prozess von Beantragung der zu erstattenden Kosten bis hin zur schlussendlichen Erstattung der Auslagen an Ihre Mitarbeiter, wobei auch Ihre Buchhaltung von der direkten Anbindung der Reiskostenberichte an diesen Bereich profitiert.

Sprechen Sie uns an, um mehr über die Reisekostenabrechnung mit dem Alta Via Reisekostenmodul zu erfahren.