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Billie io | Supplier Contract SuiteFlow

Haben Sie sich jemals gefragt, wie weit Sie die Grenzen der SuiteFlow-Engine von NetSuite ausreizen können? Haben Sie jemals daran gedacht, einen völlig neuen, maßgeschneiderten Prozess für Ihr Unternehmen einzuführen, der durch einen Workflow verwaltet wird? Wir hatten den Auftrag für das Unternehmen Billie FinTech einen personalisierten Workflow zu entwickeln, um die Lieferantenverträge zu verwalten und gleichzeitig ihre regulatorischen Anforderungen hinsichtlich des (laufenden) Managements von Outsourcing und IT-bezogenen Dienstleistungen zu erfüllen. Wir entwickelten für Billie einen personalisierten Workflow unter voller Nutzung der SuiteFlow-Engine von NetSuite.

Billie ist ein FinTech-Unternehmen mit Sitz in Berlin, das stolz auf Innovationen ist, die neue Freiräume für KMUs schaffen. Sie bieten Finanzprodukte für Liquidität und Rechnungsstellung, die auf die Bedürfnisse von B2B-Unternehmen und deren Online-Shops zugeschnitten sind. Schauen Sie sich diese unter www.billie.io an.

Billie ist bereits seit 2019 NetSuite-Nutzer. Alta Via unterstützte das Unternehmen bei der Inbetriebnahme des Systems und bei der Verwaltung der Suite in verschiedenen Geschäftsbereichen. Nach dem erfolgreichen Go-Live kam Billie Ende 2019 mit einer neuen Anforderung: Lieferantenverträge innerhalb von NetSuite über einen hochkomplexen Workflow abzuwickeln, der eine Vielzahl von Benutzerinteraktionen beinhaltet und die Vertragsphasen intuitiv steuert. Ein von Alta Via entwickeltes benutzerdefiniertes Modul orchestriert dies innerhalb von NetSuite. Mit vielen Validierungen und einer intelligenten Navigation für die Nutzer, zu den jeweils nächsten Schritten - von der Beantwortung spezifischer Fragen zum Vertrag, bis zur automatischen Auswahl der richtigen Vertragsart. Von der automatischen Erstellung und Zuweisung von Benutzeraufgaben, bis zur Verknüpfung des Vertrags mit einem bestimmten Lieferanten. All dies läuft nahtlos innerhalb von NetSuite ab. Diese Anpassung mit Workflows wird durch SuiteScripts, benutzerdefinierte Datensätze, Felder und Formulare unterstützt. Hier sind die Details des Prozessablaufs:

  • Anwender, Outsourcing-Manager, Informationssicherheits-Manager und das Billie-Management interagieren mit dem Vertrag, d.h. Sie erstellen, bearbeiten, beantworten Fragen, genehmigen, erneuern, beenden, und Weiteres.
  • Dank einer vollständig angepassten Benutzeroberfläche - intelligenter Fragebogen - ändern sich die vom System gestellten Fragen auf der Grundlage der von den Benutzern zuvor gegebenen Antworten.
  • Das System folgt einem detaillierten Ablauf, um die Art des Vertrags zu bestimmen und dadurch die nächsten Schritte zu identifizieren und die beteiligten Benutzer durch den Prozess zu führen.
  • Basierend auf einer Reihe von Faktoren werden KPIs und KRIs ausgefüllt, die für die Berichterstattung und die Suche verwendet werden können.

Der intelligente Fragebogen:


Die Absicht des untenstehenden Prozessablaufdiagramms ist es nicht, die Leser mit den vielen Details darüber zu verwirren, wie Billie seine Prozesse strukturiert hat, sondern zu zeigen, wie leistungsfähig das Workflow-Tool von NetSuite ist und wie es mit sehr gründlichen und komplexen Prozessabläufen umgehen kann. Obwohl es kompliziert aussieht, ist es uns gelungen, alle detaillierten Schritte darin für Skalierbarkeit und bessere Verwaltung zu implementieren.

Ein Blick auf den Workflow:


Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie ähnliche Anforderungen haben und mehr über die Workflow-Funktionen von NetSuite erfahren möchten, setzen Sie sich mit uns unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! in Verbindung oder kontaktieren Sie uns einfach über unser Kontaktformular hier direkt auf der Webseite...

Stefan Dietrich. Senior Compliance-Manager, PMP, CFE, CAMS, CREB, Billie GmbH

"Wir bei Billie glauben an die Kraft der Automatisierung, so dass unsere Mitarbeiter*Innen mehr Zeit haben, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die direkte Auswirkungen auf Billie haben. Dies gilt insbesondere, wenn es um unsere Backend-Prozesse geht. Daher war es eine natürliche Entscheidung, die Vertrags- und Outsourcing-Management-Suite innerhalb unseres bestehenden ERP-Systems NetSuite zu entwickeln und sie sowohl aus geschäftlicher als auch aus regulatorischer Sicht auf unsere Bedürfnisse zuzuschneiden. Auf diese Weise konnten wir ansonsten notwendige Integrationsbemühungen überspringen und die Lösung selbst in die Hand nehmen. Zusammen mit Alta Via waren wir in der Lage, eine maßgeschneiderte, einfach zu bedienende und den Vorschriften entsprechende Lösung zu entwickeln und einzuführen, die es uns ermöglicht, unsere Verträge entsprechend unseren Bedürfnissen zu verwalten. Der Schlüssel zum Erfolg waren die Kenntnisse von Alta Via über die Fähigkeiten von NetSuite, die Fähigkeit der Projektmitglieder, über den Tellerrand hinaus zu schauen, und die laufenden Ausrichtungs- und Testaktivitäten."

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