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Schlüssel für erfolgreiche Remote-Projekte

Autor: Michael Schlecht, Senior Project Manager Alta Via

Wie verändern sich IT-Projekte durch die Corona Krise?
Nach einigen Monaten Projektarbeit unter “Corona-Bedingungen” mit unserem langjährigen Projektpartner Sodastream lohnt es sich zu resümieren und die Erfahrungen für eine erfolgreiche Remote-Projektarbeit zu teilen.

"Der Umgang mit der Pandemie ab März 2020 war für uns alle Neuland. Die Auswirkungen der damit zusammenhängenden Veränderungen auf NetSuite-Projekte, die vieler Abstimmungen und Meetings bedürfen, waren nicht absehbar. Der Ausnahmefall, das Arbeiten von Zuhause, wurde zum Regelfall. Cloud basierte Tools wurden zum Instrument der Stunde.” 
(Michael Schlecht, Senior Project Manager Alta Via)

Von Live-Workshops zu fast 100% Remote-Arbeit

Alta Via ist der NetSuite-Implementierungspartner für verschiedene globale und internationale Einführungs- und Rollout-Projekte bei Sodastream. Die Projektteams setzen sich aus internen und externen Mitarbeiter*innen aus unterschiedlichen Standorten und Ländern zusammen. Kolleg*innen aus Israel, Deutschland, den Niederlanden, Belgien, Kanada, Polen oder der Ukraine arbeiten eng zusammen. 

Die bei Sodastream vorgegebene Projektmethodik beinhaltet eine Reihe von Workshops wie Kickoff, Class-Room-Pilots, User-Acceptance-Tests, Schulungen und Go-Live-Support. Vor den coronabedingten Kontaktbeschränkungen fanden diese Workshops an den Projektstandorten live statt. In den letzten Monaten hat sich die Projektarbeit zu einem fast 100%igen Remote-Projekt entwickelt. Face-to-Face-Meetings wurden durch Zoom-Sessions ersetzt. Mitarbeiter*innen, die nur von ihrem Home Office aus arbeiten konnten, wurden voll in das Projekt eingebunden. 

Cloud-Tools sind das Instrument der Stunde

Sodastream legte sich schon früh auf eine Cloud-Strategie fest (2016). Auch bei der Auswahl der Tools schufen sie die notwendigen Voraussetzungen für erfolgreiche Remote-Projekte. Toolumgebung und Infrastruktur waren somit bereits vorhanden und konnten entsprechend ausgeweitet werden. Damit entstand kein Bruch, sondern es fand eine evolutionäre Weiterentwicklung statt.

"Natürlich brauchen wir erfahrene NetSuite-Berater mit der Fähigkeit Businessanforderungen in stabile NetSuite-Lösungen umzusetzen. Sodastream wächst schnell, Prozesse und Anforderungen unterliegen einem konstanten Wandel.
Wir erwarten von unserem Partner, dass er in diesem dynamischen Umfeld seine Erfahrungen einbringt und mit uns gemeinsam, die für die aktuelle Situation passende Lösung entwickelt.”
(Shahar Malenboim, Sodastream Global IT Project Manager)

Nicht alle Projektaufgaben lassen sich komplett aus der Ferne abbilden. Die Einführung neuer Prozesse im Lager, im Versand und in der Produktion erfordern oft lokale Unterstützungskonzepte. Sind die entsprechende lokale IT oder geeignete Key-User nicht verfügbar, müssen alternative Lösungen gefunden werden. Hier wird das Remote-Projekt komplexer und birgt ein höheres Risiko.

Was macht eine gute Remote-Projektarbeit aus?

  • Cloud basierte Tools sind das Instrument der Stunde. Der Zugriff ist für alle Teammitglieder (Kunden und den beteiligten Berater*innen) problemlos und einfach. 

  • Die Einführungsprojekte basieren auf dem NetSuite-System. Als Cloud-ERP-System ist es eine ideale Plattform, um die Anforderungen an globale Remote-Projekte unterstützen zu können. Ob Produktivsystem oder Entwicklungs- oder Testsysteme - alle sind von überall jederzeit für jeden erreichbar. Ausreichend ist ein PC mit Internetzugang und einem Browser.

  • Ein passendes Kommunikationstools auswählen, mit Zugang für alle am Projekt Beteiligten.

  • Gemeinsam im Team Vereinbarungen und Regeln für den Gebrauch der Kommunikationstools treffen. Die Videofunktion kann den fehlenden persönlichen Kontakt ausgleichen. 

  • Für eine klare und stringente Aufgabenverwaltung sorgen. Das Team kann sich zu jedem Zeitpunkt zu Einzelaufgaben informieren und die Historie betrachten. Aufgaben werden als Tickets definiert und verwaltet. Die gesamte Projektkommunikation und Steuerung basiert auf diesem transparenten Vorgehen.

  • Eine gemeinsame cloudbasierte Dokumentenablage anlegen. Das gemeinsame und gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten oder Sheets unterstützt die remote-Projektarbeit ideal.

  • Ein Mehr an Zeit einplanen für den Aufbau von Beziehungen zu neuen Teammitgliedern, die nur über den remote Kontakt eingebunden werden konnten.

  • Einschränkungen offen begegnen. Nicht alle Projektaufgaben lassen sich vollständig remote abbilden. Die Einführung von neuen Prozessen im Lager, im Versand und in der Produktion setzt oft lokale Supportkonzepte voraus. Stehen lokale IT oder geeignete Key-User nicht zur Verfügung müssen Alternativlösungen gefunden werden.#

  • Und last but not least: Eine erfolgreiche Projektarbeit, ob remote oder nicht remote, basiert stets auf einer guten und engen Zusammenarbeit der Projektteams. Hierbei spielt vor allem das Vertrauen zwischen allen Beteiligten eine wesentliche Rolle. 

"Projektarbeit wird als Teamaufgabe verstanden, Externe und Interne arbeiten gemeinsam an der Lösung. Erfolg oder auch mal Fehler werden vom Team getragen. Beidseitiges Vertrauen in die jeweilige Projektbeteiligten ist eine der elementaren Voraussetzungen hierfür. Mit diesem Arbeitsmodell haben wir mit Alta Via insbesondere unter den besonderen Randbedingungen der Corona-Krise beste Erfahrungen gemacht und freuen uns schon auf die nächsten erfolgreichen Teilprojekte." 
(Shahar Malenboim, Sodastream)

"Bei Sodastream konnten wir in den letzten Jahren viele Kontakte in persönlichen Treffen auf- und ausbauen. Dies hat uns beim Übergang zu einem vollständigen Remote-Projekt sehr geholfen. Wir bedauern den Wegfall der persönlichen Treffen, den Austausch bei Mittag- oder Abendessen. Das fehlt.” 
(Michael Schlecht, Senior Project Manager Alta Via)

 

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