xRechnung in NetSuite
Die E-Rechnung ist in Deutschland seit Januar 2025 im B2B-Bereich Pflicht. Für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber ist die xRechnung bereits seit November 2020 verbindlicher Standard. Doch wie gehen NetSuite-Nutzer mit dieser Anforderung um? Dieser Beitrag beleuchtet die Herausforderungen, zeigt, was NetSuite in Sachen xRechnung bietet und wie Alta Via Unternehmen weiterhilft, der E-Rechnungspflicht nachzukommen.
Die Herausforderung für öffentliche Auftraggeber
Die xRechnung stellt Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, vor spezifische Anforderungen. Es geht nicht nur um die Erstellung einer Rechnung, sondern um die Übermittlung von Rechnungsdaten in einem bestimmten XML-Format. NetSuite-Nutzer stehen hier vor der Frage, wie sie diesen Standard effizient und gesetzeskonform umsetzen können.
Oracle NetSuite’s „Electronic Invoicing“
Oracle NetSuite bietet mit der „Electronic Invoicing“ App eine Lösung für die Verarbeitung elektronischer Dokumente. Diese App dient als universelle Plattform für den Austausch von Dokumenten, sowohl eingehend als auch ausgehend. Mit ihr lassen sich über Templates Ausgangsrechnungen in verschiedenen Formaten wie XML oder JSON erzeugen. Die App ist für die Nutzung in einem Land kostenfrei und einfach zu installieren. Allerdings wird standardmäßig kein Template für die xRechnung mitgeliefert.
Die Praxis holt die Theorie ein
Während der Gesetzgeber eine schrittweise Einführung der E-Rechnung vorsieht – beginnend mit dem Empfang von E-Rechnungen ab 2025 und dem Versand ab 2027 –, sehen wir in der Praxis eine andere Dynamik. Der Kunde ist König. Ab 2025 werden immer mehr Unternehmen E-Rechnungen im XML-Format verlangen. Lieferanten müssen sich daher schnell anpassen und in der Lage sein, xRechnungen zu versenden.
Alta Via: Vorreiter im Versand der xRechnung mit NetSuite
Alta Via hat diese Entwicklung frühzeitig erkannt und verstanden, dass die Erstellung der xRechnung (Outbound) im B2B-Bereich vor dem Empfang (Inbound) relevant wird. Basierend auf unserer Expertise im Rechnungswesen, Enterprise-Resource-Planning (ERP) und unserer Erfahrung aus Kundenprojekten im B2G-Bereich, haben wir das passende NetSuite-Produkt für den deutschen Markt entwickelt.
Alta Via’s schlanke Lösung für die xRechnung
Die xRechnung ist ein klar definierter Standard, der bestimmte Felder einer Rechnung in ein XML-Format überführt. Wir haben festgestellt, dass unsere Kunden bei der Rechnungsstellung aber auch eigene Felder verwenden, die sowohl auf dem PDF als auch in der xRechnung enthalten sein müssen.
Für all diese Anforderungen haben wir eine schlanke Konfiguration entwickelt, um die xRechnung in NetSuite zu integrieren. Mit wenigen Feldern auf den Kundenstammdaten, einem Script und einem Workflow ermöglichen wir per Mausklick die direkte Erstellung des notwendigen xRechnungs-XMLs aus einer NetSuite-Rechnung. Es bleibt also so einfach, wie eine PDF-Rechnung zu generieren.
xRechnung als Teil der Lokalisierung Deutschland für NetSuite
Die xRechnung-Funktionalität ist Teil der „Lokalisierung Deutschland für NetSuite“ von Alta Via (ehemals bekannt als German Bundle). Mit dieser Lösung bieten wir seit Jahren nützliche Ergänzungen zum NetSuite-Standard an, um die Arbeit mit NetSuite in Deutschland zu verbessern. Die Lokalisierung Deutschland enthält neben der xRechnung-Funktionalität weitere Komponenten, die auf die spezifischen Anforderungen des deutschen Marktes zugeschnitten sind.
Was bleibt zu tun für 2025?
Für Unternehmen, die NetSuite als ERP nutzen, ist die Sache einfach: Mit Alta Via und unserer „Lokalisierung Deutschland für NetSuite“ können Sie bereits heute die Herausforderungen der E-Rechnung meistern. Unsere Lösung ermöglicht Ihnen die einfache Erstellung von E-Rechnungen und bereitet Sie optimal auf die steigende Nachfrage nach elektronischen Rechnungen ab 2025 vor. Den eigentlichen Versand der xRechnungen handhaben unsere Kunden aktuell sehr unterschiedlich und nutzen diverse Plattformen.
Wir haben unsere Lösung darauf ausgelegt, die Erstellung der notwendigen xRechnungs-Dateien effizient und flexibel zu gestalten. Sobald konkreter Bedarf für eine Versandfunktion entsteht, werden wir diese Anforderungen erfüllen.
