Erfolgsgeschichte
Doonails:
Ein finanzielles Fundament
für Omnichannel-Wachstum
Über Doonails
Doonails hat sich vorgenommen, die Handmaniküre neu zu denken – professionelle Nagelergebnisse ohne Salonbesuch, ohne Wartezeit und ohne Kompromisse. Mit Hauptsitz in Larnaca, Zypern, hat sich das Unternehmen von einer Idee zu einer internationalen Beauty-Marke entwickelt: Heute betreut Doonails mehr als eine Million Kund:innen in mehreren Märkten, online wie im Drogeriehandel, mit einem internationalen Team von über 50 Mitarbeitenden.
Die Finance-Funktion verantwortet Fabian, der sie seit zweieinhalb Jahren leitet – einschließlich des Umstiegs vom fragmentierten Altsystem auf NetSuite.
Inhalt
Die Herausforderung
Ein fragmentiertes Setup, das mit einer internationalen Gruppe nicht mehr Schritt hielt
Vor NetSuite lief bei Doonails ein Flickenteppich aus Legacy-Tools – separate Buchhaltungssysteme, teils nur für die operative Seite des Geschäfts. Diese Fragmentierung machte es schwer, zum Monats- oder Jahresabschluss einen klaren Überblick zu bekommen; ein unternehmensweites Bild zusammenzustellen, kostete Stunden, und Teams arbeiteten oft mit getrennten Informationsständen.
Als Doonails begann, ein ERP-System zu evaluieren, agierte das Unternehmen bereits international – kleinere, lokale Systeme schieden damit aus. Als internationale Gruppe musste Doonails unterschiedliche Rechnungslegungsstandards, lokale GAAP-Anforderungen und Lagerstandorte in mehreren Ländern abbilden.
„Es war so fragmentiert, es war so schwer, sich zum Monats- und auch zum Jahresende einen Überblick zu verschaffen. Einen Überblick über das gesamte Unternehmen zu bekommen, hat Stunden gedauert, und es gab viel Trennung zwischen den einzelnen Teams.“
Fabian Ahrens, VP Finance & Operations, Doonails
Diese Fragmentierung – verbunden mit den Anforderungen einer internationalen Aufstellung – machte deutlich: Doonails brauchte ein System, das die gesamte Finance- und Operations-Infrastruktur abdeckt – gebaut, um mit dem Unternehmen zu wachsen, statt von ihm überholt zu werden.
Die Lösung
Eine Plattform, die wachsen kann, ohne überdimensioniert zu sein
Doonails hat Tier-1-ERP-Anbieter mit nachweislicher Erfahrung im E-Commerce- und Retail-Umfeld in Europa und den USA in die engere Auswahl genommen. NetSuite stach als starker Einstiegspunkt heraus: eine Basis, die das Budget zu Beginn nicht überstrapaziert, mit der Flexibilität, Module, Funktionen und Nutzer:innen mit wachsender Nutzung zu ergänzen.
Ein MVP, kein Mega-Projekt
Doonails und Alta Via Consulting definierten ein klares Minimum Viable Product und einen fixen Go-live-Termin – Ende Q1. Das Projekt lief rund sechs Monate und wurde bewusst auf das Wesentliche zugeschnitten: Kernbuchhaltung und zentrale operative Prozesse. Statt von Anfang an jede Funktion aufzubauen, war das Ziel, so früh wie möglich ein funktionierendes „Level One“ zu erreichen und das System sich im Produktivbetrieb beweisen zu lassen.
„Was ich immer empfehlen kann: wirklich niedrige MVP-Standards setzen – das Level One, das man erreichen will –, mit einer kurzen Migrationsphase, die gesamte Implementierung schlank halten und mit einem MVP starten, der bereits einen relevanten Business-Impact hat … das Projekt nicht überkomplizieren.“
Fabian Ahrens, VP Finance & Operations, Doonails
Von der Beraterseite weist Parth Virkud darauf hin, dass „Minimum“ nicht „eng gefasst“ bedeutete. Als schnell wachsendes Scale-up ist Agilität Teil davon, wie Doonails arbeitet – was es umso wichtiger machte, die Mindestanforderungen klar zu definieren, auch wenn dieses Minimum ambitioniert blieb:
„Es ist entscheidend, klar zu definieren, was die Mindestanforderungen sind – und dieses Minimum kann durchaus ambitioniert sein.“
Parth Virkud, Managing Director, Alta Via Consulting
Bei Doonails umfasste dieses ambitionierte Minimum:
- E-Commerce über mehrere Regionen hinweg
- B2B-Vertrieb mit ausgewählten Partnern
- Zentralisierten Einkauf
Globale Supply Chain und Logistik - Buchhaltung und Steuern im eigenen Haus
Dass die Kern-ERP-Plattform innerhalb von sechs Monaten für all das live gehen konnte, war das Ergebnis enger Abstimmung zwischen Doonails und Alta Via bei den Prioritäten – mit Fokus auf das wirklich Wesentliche, statt zu versuchen, alles auf einmal zu lösen.
Da Doonails nicht von einem bestehenden ERP-System migrierte, sondern zum ersten Mal überhaupt eines einführte, konnte sich das Team ganz auf die unmittelbaren Vorteile konzentrieren – ohne die zusätzliche Komplexität, Altdaten aus einem Vorgängersystem zu entwirren.
Die eigentliche Lernkurve: Menschen, nicht Prozesse
Nicht der technische Aufbau war der schwierige Teil des Projekts – sondern das Tempo der Organisation. Die größte Herausforderung war die Frage, wann welche Teams ins Projekt eingebunden werden sollten und wie man das Wissen dieser Teams abrufen konnte, ohne sie sechs Monate lang aus dem Tagesgeschäft herauszuziehen.
Das bedeutete bewusste Kompromisse darüber, was in den Go-live-Scope gehörte und was warten konnte – Entscheidungen, bei denen sich das Team laut Fabian sicher ist, sie richtig getroffen zu haben.
Ergebnisse: Ein Go-live nach Plan
Doonails ist pünktlich live gegangen – ein Meilenstein, den Fabian nicht für selbstverständlich hält:
„Ich habe noch nie von einem Projekt gehört – habe selbst noch nie eines geleitet –, das pünktlich live gegangen ist. Das war absolut beeindruckend.“
Fabian Ahrens, VP Finance & Operations, Doonails
Am bemerkenswertesten war, was nach dem Go-live passierte: Die Dynamik entwickelte sich von selbst. Sobald das Team sah, dass das neue System und die neuen Prozesse echten Mehrwert lieferten, kamen Feature-Wünsche und Prozessverbesserungen direkt von den Anwender:innen – nicht von einer Top-down-Projekt-Roadmap.
„Man braucht jetzt eigentlich keinen Projektmanager mehr. Sobald man ein gutes MVP hat, mit dem man live gegangen ist, und damit Vertrauen ins System aufgebaut hat … läuft es quasi von selbst. Die Anwender:innen treiben es weiter voran, fragen nach Funktionen, wollen tieferes Wissen, bilden sich selbst weiter.“
Fabian Ahrens, VP Finance & Operations, Doonails
Heute sammelt eine kleine Gruppe eingehende Feature-Wünsche, und ein Lenkungsausschuss entscheidet über die Priorisierung – aber es gibt keine feste Instanz mehr, die die Nutzung vorantreibt. Fabian schätzt, dass praktisch alle aktuellen Feature-Wünsche aus dem Team selbst kommen – ein Zeichen dafür, wie gründlich das neue System angenommen wurde.
Ausblick: Was Fabian – und Parth – anderen CFOs raten würden
Auf die Frage, was er anders machen würde – oder welchen Rat er anderen Finance-Verantwortlichen vor einer ERP-Transformation geben würde –, nennt Fabian zwei Dinge.
Mit einem klaren Ziel starten. Ein ERP-Projekt sollte nicht „zufällig“ passieren. Wer gegenüber Implementierungspartner und Softwareanbieter von Anfang an klar benennt, welches Ergebnis er erreichen will, kann die unvermeidlichen Priorisierungsentscheidungen unterwegs deutlich leichter treffen: was jetzt Vorrang hat und was in eine spätere Phase verschoben werden kann.
Transparenz von Anfang an in die Beziehung einbauen. Fabians offenste Erkenntnis betraf die menschliche Seite des Projekts: Implementierungs- und Kundenteam kennen sich zu Beginn typischerweise nicht, und es braucht Zeit, das nötige Vertrauen aufzubauen, um Bedenken offen anzusprechen.
„Man muss die Leute immer ermutigen, ihre Bedenken auszusprechen … transparent zu sein, wo die weißen Flecken sind. Ich glaube, wir haben etwas Zeit gebraucht, um dahin zu kommen – und genau da hat das Projekt richtig Fahrt aufgenommen.“
Fabian Ahrens, VP Finance & Operations, Doonails
Als konkretes Beispiel nennt er die Logistik-Integration: Mehrere Wochen lang glaubte das Team, im Zeitplan zu liegen, nur um dann festzustellen, dass man erst bei rund 10 % Fertigstellung stand. Diese Lücke rechtzeitig zu erkennen, mehr Zeit zu investieren und den Logistikpartner enger einzubinden, machte den Unterschied – was sich während der Hypercare-Phase bestätigte, als Doonails den größten Sales-Event des Jahres ohne größere technische Probleme durchführte.
Parth Virkud nennt von Beraterseite einen ähnlichen Ausgangspunkt – das Ziel vor dem Scope definieren:
„Definieren Sie zuerst Ihre Kernanforderungen – und, noch wichtiger, das Ziel, das Sie mit dem ERP-System erreichen wollen. Sobald dieses Ziel klar ist, sollte jeder Teil des Scopes darauf einzahlen.“
Parth Virkud, Managing Director, Alta Via Consulting
Dieses Ziel kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aussehen – Skalierungsfähigkeit, das Überdenken veralteter Prozesse, das Beseitigen versteckter Ineffizienzen oder schlicht ein besserer Überblick darüber, wie das Geschäft tatsächlich läuft. Was auch immer es ist: Jede Scope-Entscheidung darauf zurückzuführen, hält eine Implementierung fokussiert – und macht aus einem neuen System mehr als nur ein System.
Über Alta Via Consulting
Alta Via Consulting ist ein spezialisierter NetSuite-Implementierungspartner mit Fokus auf mittelständische und wachsende Unternehmen in der DACH-Region. Das Team begleitet Unternehmen von der ersten Systemauswahl bis zur laufenden Optimierung nach dem Go-live.
