Erfolgsgeschichte
vivenu GmbH:
Globales Wachstum mit NetSuite
und Alta Via Consulting
Über vivenu
Die vivenu GmbH bietet als dynamisches SaaS-Unternehmen die flexibelste und fortschrittlichste Ticketing-Plattform, die Marken-, Vertriebs- und Geschäftsanforderungen ihrer Kunden unterstützt. Mit Standorten in Deutschland, der Schweiz, Frankreich und den USA betreut vivenu Kunden weltweit und adressiert verschiedene Branchen. Das Finanzteam ist nicht nur für die Buchhaltung zuständig, sondern kümmert sich auch um das Thema Steuern, liefert interne Daten für Entscheidungen und verwaltet die Treasury-Prozesse.
Fakten
Unternehmen: vivenu GmbH
Branche: SaaS (Software as a Service): Flexible und fortschrittliche Ticketing-Plattform.
Hauptsitz: Deutschland
Globale Präsenz: Niederlassungen in Deutschland, der Schweiz, Frankreich und den USA.
Mitarbeiter: ca. 120
Table of Contents
Die Herausforderung
Skalierbares Wachstum ermöglichen und international expandieren
Verloren in Tabellen: Datenchaos bewältigen
Vor der NetSuite-Implementierung sah sich das vivenu erheblichen betrieblichen Hürden gegenüber, die aus einem dezentralisierten Finanzmanagement resultierten. „Eine unserer zentralen Herausforderungen bestand in der Abhängigkeit von der externen Buchhaltung“, erklärt Steffen Pyka, VP Finance. „So konnten wir nur verzögert auf unsere Finanzdaten zugreifen. Oft warteten wir auf externe Berichte, was die Entscheidungsfindung verlangsamte.“
Über die Silos hinaus: Sichtbarkeit für Investoren und Prüfer verbessern
Ohne ein zentrales System fehlte die nötige Transparenz. Die verschiedenen Abteilungen und die entstehenden internationalen Geschäftsbereiche arbeiteten mit vielen separaten Tabellenkalkulationen. , berichtet Daniela Rey, Senior Financial Accountant.
„Der Abgleich von Forderungen aus unterschiedlichen Quellen kostete viel Zeit und führte oft zu Frustration. Durch die zersplitterte Datenlandschaft fand das Management kaum einen konsolidierten Überblick, und das Vorbereiten von Audits oder Investor-Reports erforderte viel Aufwand.“
Daniela Rey, Senior Financial Accountant bei vivenu
Wachstum vorantreiben trotz Hindernissen
Steffen Pyka erkannte die Schwächen des bisherigen Systems angesichts der internationalen Expansionsbestrebungen:
“Unsere Finanzstruktur war nicht darauf ausgelegt, unser Wachstum zu unterstützen. Wir suchten eine Lösung, die alle Einheiten zentral steuert und regulatorische Anforderungen zuverlässig abdeckt. Ohne ein starkes ERP hätten wir unsere Expansionspläne nicht umsetzen können.“
Steffen Pyka, VP Finance bei vivenu
Die Lösung
Mit NetSuite und Alta Via die globale Skalierung meistern
vivenu entschied sich für NetSuite, um Skalierbarkeit, Compliance und effiziente Konsolidierung sicherzustellen. „Alta Via überzeugte uns durch Kompetenz und starke Empfehlungen“, sagt Pyka.
“Alta Via wurde uns aus dem Netzwerk wärmstens empfohlen. Sie verstanden sowohl NetSuite als auch unsere spezifischen Anforderungen und dieses Vertrauen war für ein Projekt dieser Größenordnung entscheidend.“
Steffen Pyka, VP Finance
Deutsche Anforderungen erfüllen: Compliance umsetzen
Eine zentrale Komponente der Lösung für vivenu stellte die „Lokalisierung Deutschland“-App von Alta Via dar. „Wir erkannten schnell, dass das Standard-Netsuite zwar leistungsfähig ist, aber bei unseren deutschen Berichtspflichten, insbesondere in Bezug auf das HGB und die lokalen Steuervorschriften, an seine Grenzen stieß“, erklärt Daniela Rey, Senior Financial Accountant.
„Die Standard-Reporting-Funktionalitäten entsprachen nicht vollständig den spezifischen Formaten und Datenanforderungen, um der Compliance in Deutschland gerecht zu werden. Die Lokalisierungs-App liefert die für das Finanzamt benötigten Berichte, was entscheidend ist.“
Daniela Rey, Senior Financial Accountant
Gemeinsam zum Erfolg: Strukturierte Umsetzung
Alta Via führte also nicht nur NetSuite ein, sondern integrierte auch die Lokalisierungslösung nahtlos. Das Team unterstützte vivenu bei jedem Schritt, von der Planung bis zum Go-Live. „Wir gestalteten die Einführung klar strukturiert, mit gezielter Schulung und enger Zusammenarbeit“, beschreibt Parth Virkud, Partner bei Alta Via Consulting. „Ein wichtiger Aspekt unserer Partnerschaft mit vivenu war das Verständnis ihrer spezifischen regionalen Anforderungen.“
„Angesichts der Präsenz von vivenu in Deutschland war die Notwendigkeit einer konformen HGB- und deutschen Steuerberichterstattung von größter Bedeutung. Unsere Lokalisierungs-App bietet vorkonfigurierte Berichte und Funktionalitäten, die diese spezifischen Anforderungen erfüllen und vivenu viel Zeit und Mühe bei der Anpassung der Standard-Netsuite-Umgebung ersparen.“
Parth Virkud, Partner bei Alta Via Consulting
Insgesamt umfasste die umfassende Unterstützung von Alta Via während der Implementierung:
- Klare Projektplanung und Roadmap
- Strukturierte Schulungen
- Praktische Unterstützung und Fehlerbehebung während des Go-Live
- Enge und agile Zusammenarbeit zwischen den Teams von vivenu und Alta Via Consulting
Erste Erfolge: Mehr Transparenz und Effizienz
Finanzdaten sichtbar machen und Entscheidungen stärken
Dank NetSuite gewann vivenu schnelle Einblicke in alle Finanzdaten. „Wir erstellen Berichte und Analysen viel effizienter und liefern Investoren klare Zahlen. Alle Beteiligten können somit unsere Leistung und Geschäftsentwicklung besser nachvollziehen“, betont Pyka. „Unsere Entscheidungsprozesse verlaufen jetzt fundierter und transparenter.“
Zeit sparen und Prozesse optimieren
Schon kurz nach dem Go-Live spürte das Team erste Verbesserungen.
„Wir erwarten, dass NetSuite unsere Prozesse deutlich beschleunigen wird, sobald wir das System umfassend nutzen. Wir sehen bereits jetzt das Potenzial für erhebliche Zeitersparnisse und Effizienzgewinne.“
Daniela Rey, Senior Financial Accountant
Das Rückgrat der Implementierung
Auf Vertrauen bauen und gemeinsam Lösungen finden
Eine starke Partnerschaft mit Alta Via Consulting bildete das Fundament der erfolgreichen Implementierung.
„Der gesamte Prozess basierte auf einer vertrauensvollen und offenen Zusammenarbeit mit dem Team von Alta Via. Dieser kollaborative Ansatz war entscheidend, um die Komplexität der Implementierung zu meistern und NetSuite so zu konfigurieren, dass es genau auf unsere Anforderungen passte. Zu wissen, dass wir einen zuverlässigen und kommunikativen Partner an unserer Seite hatten, machte einen spürbaren Unterschied.“
Steffen Pyka, VP Finance
Die Reise geht weiter
Weitere Optimierungen angehen
vivenu plant, Prozesse wie Cash Management, Procure-to-Pay (P2P) und Mahnwesen weiter zu automatisieren. Zudem will das Unternehmen NetSuite für die Finanzkonsolidierung und Intercompany-Abwicklung intensiver nutzen, um die Effizienz zu steigern und die globale Expansion voranzutreiben.
