Die wichtigsten Fragen, die bei der
ERP-Auswahl häufig fehlen
Ein Leitfaden für die richtigen Fragen bei einer ERP-Entscheidung mit Weitblick
Wer ein neues ERP-System auswählt, steht vor einer langen Liste an Fragen.
Unterstützt das System unsere heutigen Prozesse? Lässt es sich in unsere bestehende Systemlandschaft integrieren? Erfüllt es unsere Reporting-Anforderungen? Wie hoch sind die Implementierungskosten?
Inhalt
In den meisten mittelständischen Unternehmen gibt es kein eigenes Team, das sich ausschließlich mit der ERP-Auswahl beschäftigt. Häufig bereitet der CFO gemeinsam mit dem Finance-Team die Entscheidung vor und entwickelt auf dieser Basis eine Empfehlung für Geschäftsführung oder CEO.
Dabei bleibt jedoch einer der wichtigsten Aspekte oft überraschend unbeachtet – nicht, weil Unternehmen ihn bewusst ausblenden, sondern weil er sich nur schwer in einer Anforderungsliste oder einer klassischen Bewertungsmatrix abbilden lässt.
Dieser Artikel zeigt, warum sich viele ERP-Auswahlprojekte zu stark an den Anforderungen von heute orientieren, welche Folgen das für zukünftiges Wachstum haben kann und welche Fragen Unternehmen zusätzlich stellen sollten, um eine langfristig tragfähige Entscheidung zu treffen.
Wenn die ERP-Auswahl nur den Status quo abbildet
Stellen Sie sich ein wachsendes Unternehmen vor, das in einem einzigen Land tätig ist, mit einer Gesellschaft, einem Lager und einer vergleichsweise überschaubaren Organisationsstruktur. Vielleicht müssen Sie sich das gar nicht vorstellen – vielleicht trifft diese Beschreibung ziemlich genau auf Ihr Unternehmen zu.
Entsprechend orientiert sich auch die ERP-Auswahl an dieser Realität. Im Mittelpunkt stehen heutige Transaktionsvolumina, aktuelle Reporting-Anforderungen und die bestehende Organisationsstruktur. Das ist zunächst völlig nachvollziehbar.
Fünf Jahre später kann dasselbe Unternehmen jedoch in mehreren Ländern aktiv sein, mehrere Gesellschaften verwalten, zusätzliche Vertriebskanäle aufgebaut haben und deutlich komplexeren regulatorischen Anforderungen unterliegen. Das Unternehmen hat sich weiterentwickelt – das ERP-System muss nun eine Organisation unterstützen, die mit der ursprünglichen Ausgangssituation nur noch wenig gemeinsam hat.
Genau an diesem Punkt zeigt sich, ob eine ERP-Entscheidung langfristig trägt oder an ihre Grenzen stößt.
„Unternehmen konzentrieren sich bei der ERP-Auswahl ganz selbstverständlich auf ihre aktuellen Anforderungen. Ich sage meinen Kunden deshalb immer: Sie kaufen keine Software für heute. Sie investieren in Flexibilität für das, was als Nächstes kommt.“
Ani Indshewa, Head of Sales, Alta Via Consulting
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, ob ein ERP-System die heutigen Anforderungen erfüllt – das können die meisten modernen Plattformen. Wesentlich wichtiger ist, ob es auch die Anforderungen unterstützen kann, die heute noch gar nicht existieren.
Unternehmen verändern sich schneller als ihre ERP-Systeme
Unternehmen entwickeln sich kontinuierlich weiter. Sie erschließen neue Märkte, erweitern ihr Produktportfolio, gründen neue Gesellschaften, übernehmen andere Unternehmen oder sehen sich mit steigenden regulatorischen und Reporting-Anforderungen konfrontiert.
Veränderung ist die Regel, nicht die Ausnahme. Dennoch liegt vielen ERP-Auswahlprojekten eine unausgesprochene Annahme zugrunde: Dass das Unternehmen in einigen Jahren im Wesentlichen noch genauso funktionieren wird wie heute.
Genau hier zeigt sich in unserer Projektpraxis immer wieder ein typisches Muster. Wenn Unternehmen auf uns zukommen, weil sie ihr ERP-System ersetzen möchten, liegt das nur selten daran, dass die bestehende Lösung grundsätzlich schlecht war. Viel häufiger war das System zum Zeitpunkt der Auswahl die richtige Entscheidung – es konnte lediglich den nächsten Wachstumsschritt nicht mehr mitgehen. Sei es die Internationalisierung, eine neue Produktlinie oder die Vorbereitung auf einen Börsengang.
„Rund 80 Prozent der Unternehmen, die zu uns kommen, haben sich damals nicht für das falsche ERP-System entschieden. Sie haben sich für das richtige System entschieden – für das Unternehmen, das sie damals waren, nicht für das Unternehmen, zu dem sie geworden sind.“
Parth Virkud, Managing Director, Alta Via Consulting
Unternehmen, die diesen Übergang erfolgreich meistern, beginnen aus unserer Erfahrung bereits deutlich früher damit, ihre ERP-Landschaft zu hinterfragen – lange bevor das bestehende System zum Engpass wird. So bleibt ausreichend Zeit, strategische Entscheidungen zu treffen, anstatt unter Zeitdruck reagieren zu müssen.
Die Fragen, die Sie sich wirklich stellen sollten
Klassische ERP-Auswahlprozesse orientieren sich vor allem an funktionalen Anforderungen: Kann das System bestimmte Prozesse unterstützen? Lassen sich einzelne Aufgaben oder Reports abbilden?
Diese Fragen sind wichtig – sie zeigen jedoch nur einen Teil des Gesamtbildes. Mindestens genauso entscheidend sind Fragen wie:
- Was passiert, wenn sich unser Transaktionsvolumen verdoppelt oder verdreifacht?
- Wie gut lässt sich das System erweitern, wenn wir Gesellschaften in mehreren Ländern aufbauen?
- Wie flexibel reagiert die Plattform auf deutlich komplexere Reporting- und Compliance-Anforderungen?
- Wie unterstützt sie uns bei einer Unternehmensübernahme?
- Wie gut lässt sich ein verändertes Geschäftsmodell abbilden?
- Können Finance, Operations und Commerce künftig auf einer gemeinsamen globalen Plattform arbeiten?
Viele dieser Szenarien spielen heute vielleicht noch keine Rolle. Genau sie entscheiden jedoch häufig darüber, ob eine ERP-Investition auch in einigen Jahren noch den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird.
Ein Beispiel aus unserer Projektpraxis: Soll eine zusätzliche Gesellschaft mit identischen Prozessen eingeführt werden, dauert das auf einer skalierbaren ERP-Plattform häufig nur zwei bis vier Wochen. Die grundlegende Konfiguration ist bereits vorhanden und kann wiederverwendet werden.
In einer über Jahre gewachsenen On-Premise- oder Best-of-Breed-Landschaft entwickelt sich derselbe Schritt dagegen schnell zu einem eigenen Projekt, das vier bis zwölf Monate in Anspruch nehmen kann – weil viele Strukturen jedes Mal neu aufgebaut oder angepasst werden müssen.
„Wenn die Grundlage einmal geschaffen ist, lässt sich eine weitere Gesellschaft mit denselben Prozessen innerhalb weniger Wochen integrieren. In historisch gewachsenen Systemlandschaften wird daraus dagegen schnell ein mehrmonatiges Projekt.“
Parth Virkud, Managing Director, Alta Via Consulting
Warum Feature-Vergleiche nur einen Teil der Wahrheit zeigen
Ein Muster begegnet uns in ERP-Auswahlprojekten immer wieder: Die Diskussion konzentriert sich zunehmend auf einzelne Funktionen. Teams vergleichen Freigabeworkflows, Reporting-Möglichkeiten, Dashboards oder Prozessschritte bis ins kleinste Detail. Nicht selten werden ganze Workshops damit verbracht, herauszuarbeiten, welches System eine bestimmte Aufgabe etwas eleganter löst.
Diese Diskussionen sind durchaus wichtig. Gleichzeitig vermitteln sie jedoch häufig eine trügerische Sicherheit.
„In manchen ERP-Auswahlprojekten verbringen Teams Stunden damit, einzelne Funktionen zu diskutieren – Funktionen, an die sich sechs Monate nach dem Go-live kaum noch jemand erinnert.“
Ani Indshewa, Head of Sales, Alta Via Consulting
Nur selten bereuen Unternehmen eine ERP-Entscheidung, weil ein bestimmter Report in der Produktdemo etwas ansprechender aussah oder ein Workflow einen Klick weniger erforderte. Die eigentlichen Herausforderungen zeigen sich meist erst Jahre später – dann, wenn sich das Unternehmen weiterentwickelt hat und die Annahmen, auf denen die ursprüngliche Auswahl basierte, nicht mehr zur Realität passen.
„Funktionen lassen sich vergleichsweise einfach gegenüberstellen. Die zugrunde liegende Architektur dagegen ist deutlich schwieriger zu bewerten. Dabei entscheidet gerade sie darüber, wie gut eine ERP-Plattform das Unternehmen langfristig unterstützt.“
Parth Virkud, Managing Director, Alta Via Consulting
Funktionen lassen sich im Laufe der Zeit konfigurieren, erweitern oder ergänzen. Die grundlegende Architektur eines ERP-Systems zu verändern, ist dagegen deutlich aufwendiger. Deshalb sagt die Zeit, die benötigt wird, um eine neue Gesellschaft, einen weiteren Markt oder ein neues Geschäftsmodell abzubilden, oft mehr über die Zukunftsfähigkeit einer Plattform aus als jede Feature-Matrix.
Für das Unternehmen entscheiden, das Sie werden wollen
Natürlich kann niemand alle zukünftigen Anforderungen vorhersagen. Eine gute ERP-Entscheidung versucht deshalb nicht, jede mögliche Entwicklung zu antizipieren. Sie verbindet vielmehr zwei Perspektiven: Welche Anforderungen hat das Unternehmen heute? Und welche Art von Organisation möchte es in Zukunft sein?
Wer ein ERP-System auswählt, entscheidet sich nicht nur für eine Software, sondern für die Grundlage, auf der Informationen fließen, Prozesse wachsen und zukünftige Veränderungen unterstützt werden.
Genau deshalb ist auch die zuvor genannte Zahl von rund 80 Prozent so aufschlussreich. In den meisten Fällen war das ursprünglich gewählte ERP-System nicht die falsche Entscheidung. Es passte lediglich zu dem Unternehmen, das damals existierte – nicht zu dem Unternehmen, das später daraus wurde.
„Die teuersten Einschränkungen eines ERP-Systems sind selten während der Auswahl sichtbar. Sie zeigen sich erst dann, wenn das Unternehmen über die Annahmen hinausgewachsen ist, auf denen die ursprüngliche Entscheidung beruhte.“
Parth Virkud, Managing Director, Alta Via Consulting
Wer eine ERP-Plattform ausschließlich anhand der heutigen Anforderungen bewertet, optimiert für die Gegenwart. Wer zusätzlich berücksichtigt, wohin sich das Unternehmen entwickeln soll, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Entscheidung auch viele Jahre nach dem Go-live noch trägt.
Fazit: Die richtigen Fragen entscheiden über den langfristigen Erfolg
Die besten ERP-Entscheidungen sind selten diejenigen, die im Auswahlprozess die meisten Punkte sammeln. Sie sind die Entscheidungen, die auch dann noch funktionieren, wenn sich die Anforderungen des Unternehmens längst verändert haben.
Das bedeutet nicht, jede zukünftige Entwicklung vorhersagen zu müssen. Es bedeutet vielmehr, den Blick über Funktionen und Checklisten hinaus zu erweitern und sich zusätzlich drei zentrale Fragen zu stellen:
- Wie einfach lässt sich die Plattform um neue Gesellschaften, Märkte oder Geschäftsmodelle erweitern?
- Wie viel Veränderung kann das System aufnehmen, bevor grundlegende Anpassungen notwendig werden?
- Welche Annahmen über unser Unternehmen treffen wir heute – und gelten sie auch in fünf Jahren noch?
Funktionen lassen sich anpassen, erweitern oder ergänzen. Die zugrunde liegende Architektur lässt sich dagegen nur mit erheblichem Aufwand verändern.
Deshalb konzentrieren sich erfolgreiche ERP-Auswahlprojekte nicht nur auf die Frage, was ein System heute leisten kann. Sie beschäftigen sich vor allem damit, ob die Plattform auch das Unternehmen unterstützt, das in den kommenden Jahren entstehen soll.
Denn letztlich ist die Auswahl eines ERP-Systems weit mehr als eine Softwareentscheidung. Sie ist eine Entscheidung darüber, wie Ihr Unternehmen in Zukunft arbeitet, wächst und sich weiterentwickelt.
